【電子取引の保存】対応困難な実情に配慮した2年間の宥恕(ゆうじょ)措置

税務

【電子取引の保存】対応困難な実情に配慮した2年間の宥恕(ゆうじょ)措置

2022年1月から電子取引は必ず一定の要件を満たしたデータ保存が求められるところ、当該要件を満たすための準備が間に合わないなど、事業者の事情に配慮した措置が設けられました。
この記事では、電子取引の保存についての詳細と宥恕(ゆうじょ)措置について見ていきます。

電子取引とは？

①書類の保存義務

所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、領収書等や相手方に交付したこれらの書類の写しの保存義務が定められています。 ②電子取引とは

電子取引とは、上記（1）と同様の取引情報（書類に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）の授受を、電磁的方式により行う取引をいいます。
具体的には下図のデータの授受も電子取引に該当します。

インターネットのホームページからダウンロードした請求書等のデータ
クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ
EDIシステムを利用したデータ
ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用したデータ
DVD等の記録媒体を介した請求書等のデータ

また、下記の図の授受も電子取引に該当します。

（※1）クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、下記（※2）と同様の点に留意します。

（※2）データは、例示の他、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テー
プ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保存します。この場合、当該データに一定のタイムスタンプが付与されていないときは受領者側でタイムスタンプを付与するか、一定の事務処理規程に基づく適切なデータ管理が求められます。また、対象となるデータは、原則、検索可能な状態での保存が求められる点にも留意します。

（1）の保存義務者がこの電子取引を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければなりません。
これまでは書面に印字して保存する方法も認められていましたが、2022年1月1日以後に行う電子取引の取引情報からは、原則、次項の要件を満たしたデータ保存が求められます。 ③電磁的記録の保存等を行う場合の要件

電子取引の取引情報を電磁的記録により保存等するにあたっては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。具体的には以下の要件となります。

電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合限定）
見読可能装置の備付け等
検索機能の確保
次のいずれかの措置を行う

① タイムスタンプが付された後の授受
② 原則、速やかにタイムスタンプを付す
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

要件を満たすための具体的な保存法の一例

【問】妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか？

例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例）2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書⇒「20221031_ ㈱国税商事 _110,000」
「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
一定の事務処理規程を作成し備え付ける。

※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータを提出してください。
※ 判定期間に係る基準期間（通常は 2 年前）の売上高が1,000万円以下であり、前記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、前記1の設定は不要です。
※ 前記1の代わりに索引簿を作成し、索引簿を使用してデータを検索する方法によることも可能です。
※事務処理規程や索引簿のひな型は、国税庁のサイトから入手することができます。